این نشست روز ۲۶ بهمن‌ماه ۱۴۰۴ با هدف ارتقای سطح علمی و اجرایی همایش، هم‌افزایی ظرفیت‌های علمی دو دانشگاه و ایجاد هماهنگی هرچه بیشتر در روند برنامه‌ریزی و اجرای مطلوب این رویداد علمی برگزار شد.

 در این جلسه، با اشاره به ظرفیت‌های کم‌نظیر شهرستان سبزوار در حوزه گیاهان دارویی و همچنین قدمت تاریخی این منطقه در دانش پزشکی و طب سنتی، تأکید شد این ویژگی‌ها در سطح ملی جایگاه ویژه‌ای برای سبزوار ایجاد کرده است که همین امر منجر به تأیید میزبانی این همایش از سوی انجمن گیاهان دارویی کشور و معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری شده است.

 در ادامه، تشکیل کمیته مشترک دانشگاه علوم پزشکی سبزوار و دانشگاه حکیم سبزواری به‌منظور تقویت ابعاد علمی و اجرایی همایش به تصویب رسید و پیگیری برگزاری دوره‌های بازآموزی ویژه پزشکان و رشته‌های مرتبط با محورهای همایش نیز در دستور کار قرار گرفت.

 همچنین مقرر شد دانشگاه علوم پزشکی سبزوار به‌عنوان یکی از دو برگزارکننده اصلی همایش نقش قابل ملاحظه‌ای در غنای علمی آن ایفا نماید.

 بر اساس دیگر مصوبه این نشست، پژوهشگران و فرهیختگان حوزه‌های پزشکی، علوم پایه، گیاهان دارویی و رشته‌های مرتبط، تنها با ارسال چکیده مقاله امکان حضور و مشارکت در همایش را خواهند داشت و نیازی به ارسال مقاله کامل نخواهد بود که این تغییر نیز در وب‌سایت همایش اعلام شده است.