جايگاه روابط عمومي در سازمان ها:

هر سازمان برای رسیدن به اهداف و حفظ پویایی و حیات خود نیازمند تعامل با مخاطبین در درون و بیرون سازمان است. درک متقابل با مخاطبین نقش موثری در بهبود رویه ها، رفع نقاط ضعف و تقویت ارکان موثر آن مجموعه دارد و طبق تعریف انجمن بین المللی روابط عمومی «روابط عمومی عملی است ممتد مداوم و طرح ریزی شده که از طریق آن سازمان ها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی و حمایت کسانی را که با سازمان سروکار دارند بدست بیاورند »و اموری چون زمینه شناسی و مخاطب شناسی شناخت افکار عمومی سنجش میزان انتشار پیام سنجش بازتاب پیام تدوین برنامه های مرتبط و ارزیابی برنامه ها و ... از وظایف اصلی هر واحد روابط عمومی است. یک برنامه روباط عمومی موثر بای مبتنی بر اهداف روشن و دقیق باشد، مخاطب خاص خود را به درستی بشناسد و به شیوه ای دقیق ارائه شود که توجه مخاطب را جلب کند. فرآیند برنامه ریزی با شناخت وضعیت موجود شروع، و با تعیین اهداف و تبیین اهداف وتبیین راهکارهای دسترسی به آن اهداف ادامه می یابد. یکی از وظایف خطیر روابط عمومی در هر سازمان شناخت علمی از تشکیلات، عملکرد و اهداف سازمان و آشنایی با نقاط قوت و ضعف آن است. روابط عمومی وظیفه دارد همچون آینه درخواست و توقع مخاطبین را به مدیران سازمان و عملکرد و نقاط برجسته فعالیت ها را به بیرون از سازمان منعکس نماید.

روابط عمومی در جایی می تواند مطرح باشد که مردم سالاری و پاسخگویی باشد و باید روح پاسخگویی در یک جامعه شکل بگیرد. یکی از ابزار های مهم توسعه، روابط عمومی ها هستند. نقش مهم روابط عمومی در بهینه سازی تصمیمی گیری ها ی سازمانی است. روابط عمومی ابزاری در اختیار مدیریت است. مدیرانی که دارای روابط عمومی قوی هستندتصمیم گیری هایشان درست است و برعکس مدیرانی که روابط عمومی قوی ندارند اغلب دچار اشتباه می شوند.

در طول قرن بيستم روابط عمومي به طور مدام به يك شغل سازمان يافته مبتني بر توسعه ي تخصص ها بدل شد. ساخـتارهاي ارباب رجوع و نمـايندگي ها وظايفي را مشخـص نمود كه از توسعه ي تخصص ها منتج مي شد. 

امروزه ما به اين تخصص ها به چشم وظايف مي نگريم، اما روابط عمومي قرن بيست و يك بسيار پيچيده تر از روابط عمومي هاي قبل از آن است و تحولات فراگير دنياي معاصر مسئوليت هاي بيشتري را متوجه كارگزاران روابط عمومي مي كند.

مهارت فني، دانش و مهارت تخصصي، سوابق تجربي موفق، توانمندي هاي فردي نظير پژوهش افكار عمومي، اخلاق و منش متناسب با حرفه ي روابط عمومي، احساس تعهد نسبت به سازمان و جامعه از ويژگي هايي است كه به مدير روابط عمومي كمك مي كند تا بر اساس آن بتواند موفقيت لازم را در پيشبرد اهداف سازماني محقق نمايد.  

گرچه مجموعه ي وظايف يك روابط عمومي به روش هاي كليشه اي دنياي ارتباطات و تبليغات ختم نمي شود و هرگز نمي توان آن ها را محدود و محصور در يك سري برنامه ها كرد، اما روابط عمومي براي وصول به موفقيت سازماني، نبايد بدون برنامه حركت كند، بلكه بايد هدفمند، منظم و قاعده مند باشد تا بتواند در راستاي انجام وظايف،موفقيت حاصل نمايد.

در اين بخش به شرح وظايفي از يك روابط عمومي با رويكرد نوين در قرن 21 به صورت مختصر پرداخته مي شود كه شايان توجه مي باشد:

وظایف روابط عمومی:

1- ارائه ي مشاوره هاي مؤثر به مديران ارشد سازمان كه يكي از وظايف بحث برانگيز و پر متقاضي روابط عمومي مي باشد.

2- حفاظت از حريم سازمان در مقابل جوسازي هاف خلاف گويي ها، دروغ پردازي ها، تهديدها و... 

3- همكاري فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها 

4- برگزاري جلسات داخلي بين كاركنان و مديران به صورت ماهيانه يا فصلي 

5- ارتباط تنگاتنگ با اينترنت، خبرگزاري ها، وب سايت ها و وبلاگ ها 

6- توجه به اطلاع رساني آنلاين و داشتن حداقل يك ساعت و يا وبلاگ تخصصي براي سازمان و اداره 

7- ايجاد حسن رابطه بين كاركنان، مشاوران و مديران سازمان 

8- انعكاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم مميزي نمودن آن به مسئولان

9- تحليل گري و داشتن صداقت كاري 

10-انعكاس مسائل و تنگناها همان گونه كه هست

11-برقراري ارتباط رضايت مندانه بين دستگاه مطبوع و مخاطبان 

12-چاپ بروشور پيام هاي آموزشي، پژوهشي و ديگر فرآورده هاي سازماني 

13-خروج روابط عمومي از موضع انفعالي به موضع فعال 

14-دعوت از خبرنگاران در مراسم و مناسبت هاي مختلف 

15-دخالت ندادن موضع گيري هاي شخصي در تنظيم اخبار سازمان 

16-اجراي سيستم مكانيزه ي خبررساني (روابط عمومي الكترونيك)

17-تبعيض قايل نشدن بين خبرنگاران و البته اين هنر روابط عمومي است كه به اندازه ي قابليت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد. 

18-كوتاه نويسي (بيان موضوعات اصلي و مهم در تنظيم اخبار) 

19-خوش برخورد بودن 

20-سرعت عمل و ايفاي نقش مؤثر و ارزنده در مواقع حساس و بحراني 

21-مديريت تابلوي اعلانات و به روز كردن مطالب آن 

22-برقراري تعامل مطلوب و سازنده بين اداره يا سازمان مربوط با سازمان ها، ادارات، نهادها و اشخاص حقيقي وحقوقي 

23-تهيه ي گزارش فعاليت واحترام قائل شدن براي ارباب رجوع و افكار عمومی