چرخه اداري قراردادهاي پژوهشي

الف-مراحل انجام كار تا قبل از عقد قرارداد

روند عقد قرارداد و در پي آن اجراي قرارداد در دانشگاه عبارت است از:

۱- تنظيم پروپوزال توسط عضو هيئت علمي و ارائه آن به مديريت ارتباط با صنعت

۲- ارائه پروپوزال به صنايع ذيربط از طريق مديريت ارتباط با صنعت

۳- پيگيري موضوع توسط مديريت ارتباط با صنعت تا زمان حصول نتيجه

۴- دريافت پيش‌نويس قرارداد و بررسي آن از لحاظ مسايل حقوقي

مديريت ارتباط با صنعت در ابتدا پس از دريافت پيش‌نويس قرارداد با رعايت حقوق مادي و معنوي عضو هيئت علمي ذيربط و دانشگاه، كليه مفاد قرارداد را بررسي دقيق و اصلاحات لازم را با هماهنگي طرف مقابل قرارداد اعمال مي‌نمايد. در اين حالت چنانچه لازم باشد جلساتي نيز با نمايندگان كارفرما به منظور نهائي نمودن امر تشكيل مي گردد.

۵-دريافت ريزهزينه قرارداد از مجري و بررسي ريزهزينه مذكور.

۶- امضاء قرارداد توسط طرفين قرارداد پس از اعمال تصحيحات لازم

تبصره: امضاء كنندگان طرفين قرارداد (نمايندگان تام‌الاختيار) بايد حتي‌الامكان در بالاترين رده سازماني قرار داشته و يا داراي حكم تفويض اختيار از ايشان باشند.

كليه صفحات يك نسخه از قرارداد توسط رئيس يا معاون پژوهشي دانشكده و عضو هيئت علمي (مجري قرارداد) پاراف گرديده و پس از پاراف كارشناس و بررسي قراردادهاي صنعتي توسط مديريت ارتباط با صنعت ، كليه نسخ توسط معاون پژوهشي و فناوري دانشگاه امضاء مي‌گردد و قرارداد امضاء شده جهت امضاي كارفرما ارسال مي­گردد.

تبصره: پاراف نمودن كليه صفحات قرارداد توسط مجري به منظور تائيد مفاد و قبول مسئوليت اجراي قرارداد توسط ايشان انجام ميپذيرد و پاراف نمودن مسئولين دانشكده مربوطه با هدف پذيرش دانشكده در خصوص همكاري با مجري نسبت به اجراي قرارداد انجام مي­گيرد.

ب-مراحل انجام كار بعد از عقد قرارداد

۷- دريافت ابلاغ قرارداد و انعقاد قرارداد داخلي مابين معاونت پژوهشي و فناوري دانشگاه و عضو هيئت علمي مجري .

هدف از انعقاد اين نوع قرارداد جهت انجام پرداخت هاي مربوطه به مجري، نظارت دانشگاه بر نحوه پيشرفت قرارداد و متعهد نمودن مجري در اجراي هر چه بهتر موضوع قرارداد مي باشد. در چارچوب اين قرارداد مجري موظف به اجراي به موقع قرارداد و ارسال گزارشات مطابق زمان بندي تعيين شده در قرارداد اصلي مي باشد.

۸- پرداخت­هاي مربوط به قرارداد

در صورتي كه اولين پرداخت به عنوان پيش‌پرداخت باشد و در متن قرارداد خارجي دانشگاه ملزم به ارائه تعهدنامه‌اي معادل مبلغ پيش‌پرداخت و ساير ضمانت­نامه­ها باشد ، ضمانت­نامه­هاي مذكور آماده و پس از گرفتن تعهدي معادل تضمين مذكور از مجري قرارداد مربوطه ضمانت­نامه امضاء شده توسط رياست دانشگاه به همراه نامه درخواست دستور پرداخت مربوطه تنظيم و پس از امضاء معاونت محترم پژوهشي و فناوري همراه با مدارك فوق‌الذكر براي كارفرما ارسال مي­گردد.

۹-پس از دريافت پيش­پرداخت از كارفرما سپس دستور پرداخت مربوطه تنظيم به همراه چك دريافتي يا مشخص شدن اعتبار قرارداد موردنظر موجود در دانشگاه و پس از امضاء معاونت محترم پژوهشي و فناوري همراه با مدارك فوق‌الذكر به امور مالي دانشگاه ارسال ميگردد.

تبصره: همين روال در خصوص كليه پرداخت­هاي قرارداد انجام خواهد شد.

۱۰- تهيه متمم قرارداد (در صورت نياز)

چنانچه در حين اجراء پروژه نياز به افزايش و يا كاهش حجم قرارداد، مدت و يا مبلغ آن باشد ، متمم قرارداد و يا اصلاحيه­هاي دريافتي از كارفرما پس از امضاء توسط معاون پژوهشي و فناوري دانشگاه جهت امضاي كارفرما عودت داده خواهد شد.

۱۱- امكان نظارت بر گزارشات مرحله­اي و نهايي پيشرفت پروژه

مجري در پايان هرمرحله از قرارداد اقدام به تهيه گزارش مي‌نمايد كه يا از طريق مديريت ارتباط با صنعت و يا به صورت مستقيم توسط مجري به كارفرما ارسال خواهد شد.

۱۲- تسويه حساب نهايي

درخاتمه مديريت ارتباط با صنعت اقدامات لازم درخصوص دريافت گزارش نهائي از سوي مجري ، تسويه حساب مبالغ قرارداد و اخذ مفاصا حساب هاي لازمه را انجام مي‌دهد.

۱۳-اعلام رسمي خاتمه قرارداد و ارائه نامه خاتمه قرارداد به مجري پروژه و انتقال پروژه در سيستم كنترل پروژه از ليست قراردادهاي جاري به خاتمه­يافته .

هم­اكنون دريافت و ارسال پروپوزال­ها به صورت سيستماتيك در حال انجام بوده و تفاهم­نامه­هاي مختلف پژوهشي تحت كنترل مي­باشد.براي تفاهم­نامه­هاي فعال با سازمان­هاي بزرگ نيز كميته­هاي مشتركي في­مابين طرفين تفاهم­نامه شكل گرفته و با برگزاري جلسات منظم دوره­اي ، به اجراي هر چه بهتر بندهاي مختلف تفاهم­نامه پرداخته مي­شود.

كنترل پروژه­هاي جاري ، هماهنگي مستمر با واحد مالي دانشگاه در پرداخت­هاي به موقع به مجريان پروژه­ها ، ارائه اطلاعات پروژه­ها و ميزان پيشرفت آن­ها براي روساي دانشكده­ها و.... از جمله فعاليت­هاي در حال اجرا در اين مديريت مي­باشد كه منجر به توسعه اين سر فصل كاري هم از جنبه كنترلي ، هم از جنبه نظارتي و هم از جنبه اجرايي و شفاف­سازي گرديده است.