مديريت كاركنان (staff & staff management)

«بيماران حق دارند كه توسط كاركناني حرفه اي با مهارت ها و تخصص هاي مرتبط و به روز، تحت مراقبت قرار گيرند»

یکی از حیطه های مدیریت منابع، مدیریت کارکنان است. با انتخاب صحیح نیروهای انسانی، می توان بنیان صحیحی برای سازمان تدارک ديد.

مدیریت کارکنان چیست؟

مدیریت کارکنان شامل به کار گیری و انتخاب کارکنان، ارزیابی و نظارت بر آنان،  توسعه مهارت های فردی و شغلی و تامین رفاه ايشان است.

با توجه به تعریف بالا،  مدیریت کارکنان شامل موارد زیر است:

1-   جای گذاری هر فرد در جایگاه خودش

2- توسعه و پیشرفت محیط کار به طوری که کارکنان براساس تغییراتی که درطول زمان در تقاضاهای بیماران برای دریافت خدمات ایجاد می شود، آماده شوند .

3-   اطمینان از رضایت شغلی کارکنان

با منطبق كردن بهترین عملكردBest Practice)  ( درمدیریت منابع انسانی، با بهبود مستمر رضایت شغلی کارکنان و توسعه مهارت های فردی و شغلی آنان، مي توان باعث افزایش کیفیت ارائه خدمات به بیماران شد . اين امر اهميت مديريت كاركنان در اجراي حاكميت خدمات باليني را نشان مي دهد.

ممیزی بالینی می تواند به عنوان مکانیسمی برای یادگیری، به مدیریت کارکنان کمک کند. ممیزی بالینی می تواند تغییراتی را که برای بهبود ارائه خدمات به بیماران نیاز است نشان دهد و اين نياز ها شامل نیازهای آموزشی کارکنان نیز می شود. هم چنین ممیزی بالینی می تواند نشان دهد که آیا در یک مرکز ارائه خدمات سلامت ، تلفیق مناسبی از دانش و مهارت کارکنان براي انجام امور محوله وجود دارد.

هم چنين مشاركت بیماران و مردم نيز مي تواند به عنوان ابزاري براي  یادگیری به مدیریت کارکنان کمک کند. به عنوان مثال بازخورد هایی که از شکایات مردم گرفته می شود می تواند برای آموزش و مهارت آموزی کارکنان نيز مورد استفاده قرار گیرد.

مدیریت کارکنان هم چنین شامل مدیریت اطلاعات فردی و مهارت آموزی های کارکنان نیز می شود. استفاده صحیح از اطلاعات فردی و حفاظت از آن ها امری حیاتی است.

تشخيص مناسب بودن کارکنان با توجه به شرح وظايفشان :

مناسب بودن کارکنان به این معنا است که تامین کنندگان سلامت و مديران باید مطمئن شوند که پرسنلی با مهارت، داراي صلاحیت، با تجربه و دانش مناسب برای مراقبت از بیماران دارند.

در اين حیطه بايد به نیاز های اموزشی کارکنان و برخورداري از حمايتهايي که براي ايفاي نقش مناسب مورد نیاز آنان است، توجه داشت . هم چنین  به طول مدتی که کارکنان نیاز دارند تا برای یادگیری و استفاده از فرصت های پیشرفت شغلی، از محیط کارخود دور شوند، بايد توجه نمود.

هر چه روشن تر بدانید که به چه چيزي نياز داريد ، بهتر می توانید شخص مناسب را انتخاب کنید. ابتدا باید شرایط احراز یک شغل را با توجه به وظایف و مسوولیت های آن شغل و حداقل تحصیلات و مهارت ها و تجربیات مورد لزوم آن، تدوین نمایید. در زمان مصاحبه و انتخاب افراد،  شرایط احراز شغلی را در نظر گرفته و سووالات خود را براساس آن انتخاب نمایید.

 در حین مصاحبه باید به سووالات زیر پاسخ دهيد :

·  چرا برای گرفتن  این کار اقدام نموده است؟

·  چه کاری می تواند در سازمان شما انجام دهد؟

·  چگونه می تواند خود را با تیمی که وجود دارد، مطابقت دهد؟

·  چه زمانی می تواند کار خود را شروع کند؟

·   آیا با این حقوقی که شما می دهید، می تواند کار کند؟

قبل از شروع به کار ، پرسنل باید از وظیفه ای که بر عهده اوست به خوبی مطلع شده و  توسط فردی که با این وظیفه آشنا است، آموزش داده شده و شخصی به عنوان راهنما که بتواند سووالات خود را از او بپرسد ، به او معرفی شود.

برای آن که از درست بودن مدیریت خود در امر کارکنان، مطمئن باشید لازم است نکات زیر را رعایت کنید:

-       شرایط احراز هر شغل را به روز شده، داشته باشید.

-       شرایط استخدام را مشخص کنید.

-  ارزیابی دو طرفه داشته و برنامه هایی برای توسعه فردی کارکنان خود داشته باشید.

-       امکانات آموزشی را در داخل سازمان برای پرسنل فراهم کنید.

-  جلسات منظم با پرسنل خود داشته و ارتباط مناسبی را با آن ها برقرار کنید.

-  امکان آشنایی با مقررات و ضوابط اداری و روش های بیان شکایات  را برایشان فراهم کنید.

-  پرونده های پرسنلی را به صورت محرمانه نگه داشته و دسترسی به آن ها را فقط به افراد مجاز محدود کنید.

چگونه پرسنل خود را تشویق به انجام بهتر کار، نماییم؟

طبیعت بشر به نحوی است که به دریافت پاداش، بهتر از مجازات و تنبیه پاسخ می دهد.  برای آن که بتوانید ارزیابی درستی از کار یک پرسنل داشته باشید باید دقیقا بدانید که چه کاری انجام می دهد. دانستن دقیق وظایف یک  پرسنل به معنای آن نیست که وارد جزییات وظیفه اش شوید، زیرا شما  یک مدیر هستید و نه یک فرد اجرایی . ضمنا باعث می شود فکر کند که به او اعتماد ندارید. ساده ترین راه آن است که به همه پاداش یکسان دهید ولی آیا با این روش مي توانيد باعث افزایش انگیزه می شوید؟!!!

بهترین راه برای افزایش انگیزه پرسنل، آن است که از خود او بپرسید که چه پاداشی می خواهد. بعضی ها پول ، بعضی ها وقت بیشتر، بعضی ها کار پرهیجان و چالش برانگیز تر  و بعضی ها ممکن است انعطاف در ساعت کاریشان را به عنوان پاداش ذکر کنند. باید ببینید که هر کسی چه پاسخی به پاداشی که شما داده اید، می دهد.

قدردانی از پرسنل باید از دل موارد زیر برآيد:

-  بلافاصله بعد از اتمام موفقییت آمیز یک قسمت یا تمام یک فعالیت باشد.

-       قدرداني از طرف کسی که می داند آن فعالیت چیست، صورت گیرد .

-       براساس درک صحيح از کاری که انجام شده است، باشد.

پاداش هایی که می تواند موثر باشد شامل موارد زیر است:

-  تشکر شخصی یا کتبی از طرف سرپرست مستقیم  و یا از طرف همکاری که مورد احترام همه است.

-       به دست آوردن معروفیت در بین عموم.

-       اعلام موفقیت فرد در جلسات تیمی.

-  تشخیص آن که کار قبلی به خوبی انجام شده و درخواست از فرد برای قبول انجام کار بعدی.

-  دادن بازخورد های متناوب و مشخص (در ابتدا بازخورد های مثبت داده شود)

-       اعلام عمومي تاثير فعالیت  مورد نظر بر سازمان و درمان بیماران .

-       تشویق به افزایش دانش، اطلاعات و  مهارت برای انجام كار بهتر.

-       اختصاص زمان برای گوش دادن به پیشنهادات، شکایات و مشکلات.

-       یادگیری از اشتباهات و ایجاد تغییرات قابل مشاهده.

حاکمیت بالینی نیازمند کار تیمی در تمام سطوح سازمانی با هر میزان تحصیلات و مهارت است.

در مديريت موفق كاركنان،  نقش مسوول و يا مدير مستقيم و يا مديران ارشد بركسي پوشيده نيست. نقش مديران مانند نقش رهبر در يك تيم است. هر تيم با مدد يك رهبري خوب و موفق مي تواند به تعالي برسد و بهترين خدمات را با بالاترين كيفيت ارايه دهد.

کار تیمی و مديريت آن:

کار تیمی نیازمند احترام متقابل، تعهد و اعتماد  است. هم چنین کار تیمی نیازمند مشارکت همه اعضای تیم و فرد بیماری است که به او خدمت می دهند. اعضای تیم باید به طور روشن ، از نقش و وظیفه خود در تیم مطلع باشند. کار تیمی نیازمند یک رهبری و یک کانال ارتباطی خوب است. هم چنین نیازمند شناسایی مشکلات و رفع آن ها به منظور ارائه خدمات بیمار- محور است. بسیاری از شکایات بیماران ناشی از وجود یک کانال ارتباطی ضعیف بین اعضای تیم است.

نقش مدير يا مسوول  يا رهبر در سیستم  سلامت چیست؟

رهبری در سیستم سلامت در دوسطح عمل می کند:

1-   سطح سازمانی

2-   سطح فردی و شغلی

رهبری در سطح سازمانی:

برای مثال سرپرستار و یا پزشک مسوول هر بخش، یک رهبری شغلی و حرفه ای را فراهم می کند و دارای سطحی از مسوولیت و قدرت است که می تواند نحوه عملکرد را هدایت، پایش، نظارت و مرور کند. هم چنین در یک سازمان ترتیبی وجود دارد که از رهبری حمایت کرده و آن را  در سطح یک بخش و یا یک تیم و یا یک جامعه توسعه می دهد.

رهبری در سطح فردی و شغلی:

هم چنین هر فردی مسوول توسعه و ارتقای مهارت ها و توانایی های خود به عنوان عضو یک تیم است و آن را به منظور پیشرفت و به کار گیری شیوه های تازه و نو در حیطه شغلی خود انجام مي دهد.

رهبر در هر سطحی که باشد، مسوول تصمیم گیری، یادگیری و بهبود است. وجود رهبران موثر و اثر بخش در همه سطوح سازمان ها و نه فقط در راس یک سازمان، مورد نیاز است .رهبران در هر جایگاهی که باشند قادر هستند که جهت و مسیر حرکت را مشخص نموده، تعهد لازم را در همکاران از طریق ایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به آنان برای پیشرفت، ایجاد کنند.

اصول یک رهبری موفق در كار تيمي، شامل موارد زیر است:

§        پایه ريزي در جهت حركت به سوي  چشم انداز.

§         تشویق و ترغیب ديگران  به سهیم شدن در چشم انداز.

§        نوآوری و ابتکار.

§        داشتن ارتباط خوب و مهارت گوش دادن و شنیدن.

§  داشتن مسوولیت روشن و شفاف و داشتن قدرت برای ایجاد ارتقا و بهبودی.

§        آگاهی از نحوه الهام بخشیدن و ایجاد انگیزه در دیگران.

باید توجه داشت که استقرار حاکمیت بالینی و تفکر ارتقای کیفیت نیازمند یک تغییر بزرگ سازمانی است  پس باید بدانیم که چگونه می توانیم سازمان و تیم خود را برای این تغییر آماده کنیم. باید از تیم خودمان در مسیر تغییرات ، حمایت کنیم.

باید بدانیم که برای رسیدن به کیفیت ، تغییر غیر قابل اجتناب بوده و همیشه در حال وقوع است. مهم آن است که بتوانیم تیم خود را با یک حرکت آرام و نرم به سمت تغییر آماده کرده و بر موانع و مقاومت هایی که در برابرمان وجود دارد ، غلبه کنیم. با وجود هیجاني که تغییر می‌تواند در گروه ایجاد کند، ولی انسان باز هم تمایل به مقاومت دارد.

بنابراین برای آن که بتوانیم تغییر موثری در سازمان خود ایجاد کنیم لازم است اقدامات زیر را انجام دهیم :

-  برای تصمیم گیری در مورد آن که بدانیم، چه چیزی نیاز به تغییر دارد باید اطلاعات و شواهد لازم جمع آوری کنیم.

-  برای پیدا کردن مشکلات و راه حل آن ها، مسوولیت ها را تقسیم کنیم تا همه مشكلات را  از آن خود دانسته و خود را در آن شریک بینند.

-   زمان کافی برای بحث و تبدل نظر با اعضای تیم خود فراهم کنیم تا  همه بدانند که نظرات آن ها مهم بوده و مورد توجه قرار می‌گیرد.

-       تغییرات را با برداشتن قدم های کوچک ایجاد کنیم.

-  حمایت و پشتیبانی کافی ایجاد کرده و میزان پیشرفت کار را پایش کنیم.

-  براساس میزان پیشرفت مرتب بازخورد داده تا اعضای تیم بدانند که میزان پیشرفت در چه حدی بوده و نقش آن ها در این پیشرفت چیست.

-  اتمام کار و ایجاد تغییرات را جشن گرفته و  نظارت و پایش خود را ادامه دهیم تا از پسروی و برگشت به عقب پیشگ�%(Cری کنیم.